De gedragscode voor werving en selectie
1. Algemeen
De sollicitatiecode (hierna te noemen: “de code”) geeft regels voor sollicitatieprocedures met interne en externe sollicitanten voor vacatures bij Zicht.
2. Doel
De code biedt:
Een helder proces voor werving en selectie.
Normen voor transparante en eerlijke werving en selectie.
Gelijke kansen voor alle sollicitanten.
Duidelijke verantwoordelijkheden voor HR&O en management.
Duidelijkheid over gebruik en ondersteuning van werving- en selectie-instrumenten.
3. Uitgangspunten
De code volgt in tijd het proces vanaf het ontstaan van de vacature tot de aanstelling van een medewerker. We hebben de volgende uitgangspunten voor een goed werving- en selectieproces:
Werving is een kerntaak van HR&O om mensen aan te trekken voor een sterk en onafhankelijk Zicht, voor nu en in de toekomst.
HR&O en management werft en selecteert interne en externe sollicitanten op heldere en duidelijke wijze en geeft hen gelijke kansen.
Een voorwaarde om bij Zicht te werken is dat de sollicitant de belangen van de klant centraal stelt en klantgericht werkt.
Sollicitanten ontvangen tijdig en volledige feedback van HR&O en management.
Sollicitanten worden eerlijk en met respect behandeld.
Het werving- en selectieproces beslaat maximaal drie maanden.
Bij de werving wordt door alle betrokkenen van Zicht gehandeld volgens de kernwaarden van Zicht: betrokken, duidelijk, ondernemend en professioneel.
4. De vacature
Een vacature ontstaat als volgt:
De manager vraagt via een workflow in InSite een vacature aan.
De tweede leidinggevende en de consultant HR&O accorderen de workflow.
De recruiter stelt vervolgens de vacaturetekst op en maakt daarbij het volgende duidelijk:
Functie-eisen, taakinhoud en verantwoordelijkheden, plaats in de organisatie, aard van het dienstverband (indien nodig), arbeidstijden, arbeidsduur en standplaats.
Een vacaturetekst vermeldt ook de wijze van solliciteren, de door de sollicitant te verschaffen informatie via een curriculum vitae, persoonlijke motivatie en eventuele selectiemiddelen zoals een assessmentonderzoek en een PES-procedure (Pre-Employment Screening).
Zicht selecteert alleen op basis van de gestelde eisen.
5. Uitzetten van de vacature
Een positie wordt vacant gesteld als sprake is van een structurele baan. Dit wordt gedaan door publicatie op de interne vacaturebank van Zicht en via externe wervingskanalen. Hierbij geldt het volgende:
Voorafgaand aan externe werving wordt een vacature voor een periode van twee weken alleen op de interne vacaturebank geplaatst.
Onder bijzondere omstandigheden kan Zicht de periode van interne publicatie korter maken. De recruiter beslist hierover in samenspraak met de beoogde leidinggevende.
Tijdelijke posities of opdrachten binnen Zicht:
Vacatures die korter dan zeven maanden duren, hoeven niet eerst op de interne vacaturebank te worden geplaatst en mogen direct extern (en/of bij een uitzend-/detacheringsbureau) worden uitgezet (door de tijdelijkheid van het werk).
Interne medewerkers worden geïnformeerd over de tijdelijke posities door plaatsing hiervan op de interne vacaturebank (HR SharePoint).
Bij gebleken geschiktheid hebben interne medewerkers bij plaatsing voorrang op externe kandidaten.
6. Reactie, selectie en aanname
Interne sollicitant
De interne sollicitant ontvangt van of uit naam van de recruiter binnen twee werkdagen en uiterlijk binnen een week een bevestiging dat de sollicitatie is ontvangen.
De recruiter begeleidt de interne sollicitant in het bekendmaken van de sollicitatie bij de vacaturehouder, de eigen leidinggevende en de consultants HR&O.
In principe wordt elke interne sollicitant uitgenodigd voor een gesprek, met HR&O en/of management.
Externe sollicitant
De externe sollicitant ontvangt uit naam van de recruiter direct een automatische bevestiging dat de sollicitatie is ontvangen.
De externe sollicitant wordt bij voorkeur binnen twee weken na de sollicitatie geïnformeerd over het vervolg.
Toelichting
Sollicitanten die niet in aanmerking komen voor een gesprek, krijgen een onderbouwde afwijzing.
Sollicitanten die niet door de selectieprocedure komen, krijgen ook een onderbouwde afwijzing.
Voorwaarden
Als een sollicitant wordt aangenomen, worden alle afspraken vastgelegd in een aanbiedingsbrief en een arbeidsovereenkomst.
Aan een aanbiedingsbrief kunnen geen rechten worden ontleend.
Een aanbieding wordt gedaan onder de (ontbindende) voorwaarde van een positieve PES-procedure, assessments en andere screenings, toekenning VOG. En, ook aan het voldoen aan de wettelijke Wft-diploma’s en beroepskwalificaties en Permanent Actueel.
Een arbeidsovereenkomst wordt alleen aangegaan als de PES-procedure is afgerond.
Gesprekken
Zicht streeft ernaar om binnen drie maanden de sollicitatieprocedure af te ronden.
Zicht streeft ernaar om minimaal twee en maximaal drie selectiegesprekken te houden.
Bij het inplannen van de gesprekken houdt Zicht rekening met de wensen en voorkeuren van de sollicitant.
Zicht zorgt ervoor dat bij de sollicitant bekend is wie aan de gesprekken deelneemt en de data, locaties en tijdstippen.
Zicht stelt alleen vragen over aspecten die voor de functie en/of voor de functievervulling relevant zijn.
Zicht verstrekt aan de sollicitant naar waarheid alle informatie die hij nodig heeft om een zo volledig mogelijk beeld van de vacature en onze organisatie te vormen.
De sollicitant geeft Zicht informatie die een eerlijk beeld geeft van zijn of haar vakbekwaamheid
De sollicitant houdt geen informatie achter waarvan hij weet of behoort te weten dat dit van belang is voor de vervulling van de vacature.
7. Assessment
Een assessment wordt gedaan door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog met inachtneming van de richtlijnen van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). De psycholoog heeft toestemming nodig van de sollicitant om de resultaten van het onderzoek aan Zicht te kunnen verstrekken.
8. Voorrangsregels
Sollicitanten hebben bij gelijke geschiktheid voorrang bij plaatsing op vacatures en bij tijdelijke posities (opdrachten) als:
Voor de sollicitant een transitie- of mobiliteitsfase van een sociaal plan geldt.
De sollicitant voorrang heeft als er om een andere reden een voorrangspositie schriftelijk aan de sollicitant is bevestigd.
Het een interne sollicitant betreft ten opzichte van een externe sollicitant.
Voormalig medewerkers van Zicht of (andere onderdelen van) Nationale Nederlanden die een ontslagvergoeding hebben gekregen, kunnen alleen met toestemming van de directeur HR&O deelnemen aan een sollicitatieprocedure.
9. Nieuwe functie binnen Zicht
Het is wenselijk dat de interne sollicitant zijn leidinggevende zo spoedig mogelijk over zijn sollicitatie inlicht. De recruiter begeleidt de sollicitant hierbij.
Tenzij anders wordt overeengekomen gelden de wettelijke opzegtermijnen als uitgangspunt voor de overgang naar de nieuwe functie binnen Zicht.
Bij aanvaarding van de nieuwe functie intern komen Zicht en werknemer een nieuwe arbeidsovereenkomst overeen als voortzetting van de huidige arbeidsovereenkomst.
10. Brede inzetbaarheid
De toepassing van de code geldt in samenhang met beleid voor brede inzetbaarheid, transitie en mobiliteit van Zicht.
11. Klachten
Een sollicitant die klachten heeft over de werving- en selectieprocedure, kan dit schriftelijk laten weten aan de directeur HR&O van Zicht.
De directeur HR&O onderzoekt de klacht en informeert de sollicitant schriftelijk met een toelichting. Dit gebeurt binnen twee weken na het indienen van de klacht.
Er is een klachtenprocedure beschikbaar als onderzoek van de directeur HR&O niet tot een oplossing heeft geleid.
12. Gegevens, privacy en referentiecheck
Zicht gaat zorgvuldig om met gegevens van een sollicitant. Zicht houdt zich aan de regels van Zicht met betrekking tot de privacy van persoonsgegevens en aan alle wet- en regelgeving over privacybescherming.
Zicht houdt alle gegevens van de sollicitant twaalf maanden in portefeuille met het oog op toekomstige vacatures. Zicht vraagt hiervoor toestemming aan de sollicitant. Als de sollicitant hiervoor geen toestemming verleent dan worden de gegevens maximaal vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaard.
Het aantal personen dat namens Zicht bij de selectie is betrokken, wordt zo beperkt mogelijk gehouden.
Schriftelijke gegevens (voor zover niet teruggezonden) en psychologische rapporten van afgewezen sollicitanten worden vernietigd na afloop van de termijn; de regels van Zicht met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens zijn van toepassing.
Personen en instellingen binnen en buiten Zicht die niet direct zijn betrokken bij de selectie, krijgen alleen met toestemming van de sollicitant informatie.
Als Zicht informatie over een externe sollicitant wil inwinnen bij derden, dan vraagt Zicht vooraf schriftelijk toestemming van de sollicitant, tenzij dit niet vereist is op grond van een wettelijk of algemeen bindend voorschrift.
De te verkrijgen informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature en mag geen onevenredige inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant. De bij derden en andere bronnen, waaronder websites, verkregen informatie zal aan de sollicitant worden meegedeeld, met uitdrukkelijke vermelding van bron en met de sollicitant worden besproken.
13. Uitzonderingen
Uitzonderingen op de code kunnen alleen gemaakt worden door de directeur HR&O en de recruiter.
